書面での提出とメール送信との違いとは？どちらも書面とみなされないの？

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業務上の大事な連絡や確認事項などは、必ず文書にして上司や取引先などに渡すようにします。

こうすることで、情報の行き違いが減りますし、言った言わないといった不要なトラブルを避けることができるからです。

ここで注意したいのが、内容を「書面で提出して」と言われた時の話です。

この書面にはメールでの通知が含まれるのでしょうか。

ケースバイケースという面もありますが、よく使われる考え方を理解しておきましょう。

「書面での提出」とあえて言われた場合、通常は紙に印刷したものを提出という意味で使われます。

それは、あくまでも紙に印刷したものが書面であり、そうでないものは、たとえ文書化していても認められないという考え方によります。

具体的には、メールやメッセージなどの電子的なテキストでの連絡は、書面とならないことがあるということです。

たとえば、重要な公的文書は紙ベースでないと受け付けられないものがいくつかあります。

また、仕事上でも、メールでの連絡との違いを示すために、あえて「メールではなく書面で提出して」と言われることがあるでしょう。

こうしたケースでは、書面の対義語としてメールがあるという使い方をしていますので注意が必要です。

このように、メール送信では書面提出とはならないとするのが一般的です。

しかし、実際にはペーパーレス化がかなり普及していますので、文書提出といった時にメールなどの電子的な方法も、正式な処理方法に含まれていることが多くなっています。

たとえば、税務関連の書類は完全電子化が進められています。

メールで送信された領収書やWEBサイトからダウンロードした請求書などは、そのまま電子データとして保管しておきます。

紙に印刷するのは不要で、むしろ電子化を推進する動きが強くなっているのです。

また、契約書もペーパーレス化が急速に進んでいて、法的にも電子契約書が認められています。

こうなると、書面とメール文書の違いはあまりなく、一定の形式に従っていれば紙ベースの書類と同じように見られます。

そのため、明確に書面とメールの受け入れ方の違いを見分けるのは、あくまでもその状況によるということを覚えておくと良いでしょう。

明らかにメールと紙ベース書類との違いを強調して話しているのか、単にテキスト化されたものであれば良いとしているのかを見極めて、どの形式で求められているのかを判断することができます。