書類の申請日と受付日はどんな違いがあるのか？

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自治体における手続きをする時や、業務上の処理をする際には、ちょっとした日付で登録や処理が受け付けられなかったり無効になったりすることがあります。

そのため、たとえ一日であっても確実に期限を守ることが必要です。

そこで、理解しておきたいのが、「申請日」と「受付日」の違いです。

この違いをしっかりと理解しておかないと、せっかく提出した書類が無効となってしまうこともあるからです。

言葉の意味と共に、実際の作業でどんな点に注意したら良いかを考えてみましょう。

厳密に言うと、申請日と受付日には違いがあるため分けて考えるべきです。

例えば、ある届出についての書類を役所の窓口に持っていく場合でも、窓口に行く日と書類を作成した日が異なることがあります。

その場合、書類に記載されている日が申請日となります。

そして、役所窓口で受け取って確認した日が、受付日もしくは受理日となります。

これは特に郵送の場合に明確な違いとなって現れます。

書類を作り郵便ポストに投函した日から、実際に役所や会社オフィスに届くまでには数日かかります。

そのため、書類作成日が申請した日となり、実際に届いて確認がなされた日が受付日となるのです。

他にも、窓口の受付自体は夜間まで開いていて書類の受け取りだけはできるものの、確認については通常の開業時間となるケースが考えられます。

そうなると、書類の提出をした日が申請日となり、その翌営業日が受付日として処理されることもあるのです。

こうした違いを理解しておかないと思わぬ問題に発展することがあります。

書類を期限内に提出、郵送したから大丈夫だろうと思っていると、相手側ではまだ受理をしていないので期限外となってしまっているということもありえるのです。

そうならないために、基本的には受付日ベースで行動した方が良いのです。

こうした問題を避けるために、行政機関などでは申請日と受付日を分けないようになっています。

つまり、たとえ書類に不備があるとか、夜間窓口で受け取りをするだけであっても、とりあえず書類を受け取った日付を受付日として受理するという形です。

もし、書類に問題があったり確認作業が後日になったりしても、その時に修正をさせれば十分という考えです。

また、郵送による提出では、窓口で受け取った日ではなく消印が押された日を申請日や受付日とするケースも多くなっています。

こうしてタイムラグをなくして、スムーズな手続き処理ができるようになっています。