大学生の就職活動ノウハウ！企業から留守電がかかってきたときの電話対応マナー

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大学3年になると、就職活動が始まります。

応募先の企業などから電話がかかってくることもあるでしょう。

でも授業中などで、すぐに出られないこともあります。

企業から留守電メッセージがあったときに、マナー違反にならない対応を知っておきましょう。

相手から留守電にメッセージが残されていたら、なるべく早く掛け直すようにしましょう。

まず、留守電に残されたメッセージの内容を確認します。

「○○会社人事部の△△です」などの名前、「面接時間の日程についてご連絡いたしました」などの要件の後、「またこちらからお電話いたします」と残されているのが一般的です。

留守電にかけ直すとメッセージが残されていても、自分から電話をかけるのがマナーです。

留守電がかかってきた場合、会話の流れは、

1.挨拶
2.担当者への取り次ぎのお願い
3.担当者への挨拶
4.本題
5.確認
6.お礼と挨拶

といった順で行います。

挨拶は、自分がどこの大学の誰であるかを、相手に知らせることが目的です。

「お忙しいところ恐れ入ります。
○○大学・○○学部・3年の○○○○と申します」

大学名と所属学部、フルネームを伝えてください。

そして、担当者への取り次ぎをお願いします。

「先ほど、人事部の○○様からお電話を頂き、折り返しご連絡をさせていただきました。
恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか」

担当者本人が電話口に出たら、もう一度挨拶を述べます。

「お電話を頂きました、〇〇大学○○学部3年の○○○○と申します。
先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした。
ただ今お時間をいただいてもよろしいでしょうか」

再び大学名と名前を告げて、電話に出られなかったことのお詫びを述べた上で、話す時間があるか確認します。

「構いませんよ」と、相手が答えれば、本題へと移ります。

「お忙しいところ申し訳ありません。
先ほどご連絡をいただいたご用件について、お伺いしてよろしいでしょうか」

と尋ねると、相手が要件について説明してくれます。

メモを取りながら聞きましょう。

最後に復唱して、聞き間違いがないかを確認します。

「確認のため復唱させていただいてよろしいでしょうか。
次回の面接日時は、○月○日、14時30分。
場所は、御社の5階第1会議室ですね。
承知いたしました。」

確認が終われば、お礼と挨拶を述べて電話を切ります。

「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。
それでは失礼いたします」

挨拶の後すぐに切ってしまう人がいるのですが、慌てずに相手が切るまで待ちましょう。