記入不要の箇所を書いてしまったらどうする？ミスしない対策もチェック

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契約書や社内の申請書など、ビジネスシーンではさまざまな書類を取り扱います。

そうした書類の中には、特定の項目に関して「該当しないケースでは記入不要です」と但し書きされているケースが珍しくありません。

そうした細かい指示をチェックせず、本来は記入不要であるにも関わらず書いてしまった場合には、自己判断をせず適切に対処する必要があります。

年末調整や確定申告に関連した書類では、記入不要という欄が数多く見られます。

誤って不必要な情報を書いてしまった場合には、「このぐらい何とか対処してくれるだろう」と勝手に判断せず、すぐに担当者へ連絡を取りましょう。

社内で使用するための書類であれば、そのまま訂正しなくても問題ないと言われる可能性があります。

一方、税務署やハローワークなどの公的機関へ提出する書類に関しては、正確な記載が求められるため、新しい用紙を受け取って書き直すように指示されることでしょう。

もしくは、二重線で取り消しをして、前後左右のいずれかに正確な情報を記載するよう指示されることもあります。

扱っている書類に何らかの契約事項が含まれている場合には、訂正印の押印が必要となるケースがほとんどですから、手元に1本は置いておくようにしましょう。

記入する項目が多い場合には、事前にどの箇所へ記入する必要があるのか、チェックする習慣を付けましょう。

鉛筆やシャープペンシルで枠内の目立たない位置に「?」をつけておくと安心です。

もしくは、記入が不要な項目に薄く斜めの罫線を引いておくのも良いでしょう。

これにより、記入不要の箇所へ書いてしまったというトラブルのリスクは大幅に減らせるはずです。

官公庁へ提出する書類に関しては、たいてい見本が用意されており、各項目の説明と共に「どの条件を満たす人が記入するか」という点が分かりやすく解説されています。

ですから、書類の概要を見て記入不要かどうか分からない場合には、とりあえず記入するのではなく、見本を探してみましょう。

多くの場合、手続きを監督している官公庁のサイトで書類ごとに見本が公開されており、無料で閲覧もしくはダウンロードすることができます。

ただし、毎年書式が更新される書類もあるので、申請する年度の書類かどうかをチェックすることも大切なポイントです。