進捗どうですかという聞き方と返事の仕方について

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ビジネスにおいてマナーを理解して正しく使うことはとても重要です。

特にメールなどでコミュケーションを取る場合には、言い回しや丁寧語などを正しく使うことで相手に与える印象は良くも悪くも変わります。

では、仕事の進み具合を確認する際にはどんなことに注意すべきでしょうか。

よくビジネスシーンで使う言葉に進捗状況という言葉があります。

「進捗」という言葉は「しんちょく」と読み、「仕事の進み具合」という意味があります。

それで、進捗状況とは「どのくらい仕事が進んでいるのか」を表す言葉のことです。

ビジネスにおいては自分の仕事の進み具合を伝えることや、関係する部署や依頼した会社の進捗状況を確認することは、とても大切なコミュニケーションの一つです。

では、仕事を依頼している側はどのように状況を確認することができるでしょうか。

率直に「進捗どうですか」と尋ねることもできますが、「どうですか」という表現は催促をしているかのような印象を与えかねません。

そのため、丁寧な表現をするように心がけましょう。

例えば、「どうですか」と尋ねる前に「情報が共有されていないので確認したいのですが」とか「申し訳ありませんが、現状が把握できていないので」といった文面を加えるだけで、とても丁寧な表現になります。

また、「どうですか」と聞くよりも「確認してもよろしいですか」といった表現の方がふさわしい尋ね方かもしれません。

メールであれ口頭であれ、「どうですか」という言い方はあまり丁寧な印象ではありません。

では、進捗状況を確認するメールを受け取った場合には、どのように返事をすることができるでしょうか。

最も大切なことは、なるべく早く返事をすることです。

相手は仕事の進み具合に関する確認をしているので、期限や納期のことを気にかけています。

そのため、まずはできるだけ早く返事をするように心がけましょう。

返信の期限が示されている場合には、その期限を厳守するようにします。

もう一つ大切なのは、簡潔でわかりやすく返事をすることです。

「進捗0です」というようなぶっきらぼうな返事はふさわしくありません。

そのような状況であれば、仕事にまだ取り掛かっていないのか、取り掛かったものの問題が発生しているのかといった具体的なことも含めた方が良いでしょう。

そして、今後どのように仕事を進めるつもりなのか、いつまでに完了するのかといった予定を含めて返事をすると印象が良くなるでしょう。