簿記で旅費と旅費交通費の違いはどこにある？

簿記の世界では聞きなれない言葉が勘定科目などでいろいろと出てきて、しかも紛らわしい言葉がしばしば出てきます。

例えば今回紹介する旅費と旅費交通費の違いがどこにあって、どのような場面で使えばいいかわからないという人もいるでしょう。

簿記上、旅費と旅費交通費には違いがいくつかありますので、簿記処理する際には注意しましょう。

簿記の中で旅費と旅費交通費とでは、経費の中でもどこからどこまでカバーしているのかに違いが見られます。

旅費交通費とは、遠隔地に出張したときにかかった交通費のことを指します。

出張するにあたって、新幹線などの電車代や飛行機代などが発生するでしょう。

これらは簿記上旅費交通費として計上が可能です。

また社員の中には出張するにあたって、マイカーや社用車などの自動車を利用する人もいるかもしれません。

こちらも簿記会計上、旅費交通費として計上するのは可能です。

例えば移動するにあたって、高速道路を利用した場合には高速代は旅費交通費に該当します。

またタクシーを利用した場合、このタクシー代についても旅費交通費に該当します。

一方旅費とは、出張するにあたってかかった費用がすべて該当します。

先に紹介した交通費以外にも宿泊費なども旅費として計上することが可能です。

この部分が旅費と旅費交通費との違いです。

また会社によっては、出張手当をつけているところもあるでしょう。

この場合、旅費として計上することが可能です。

この部分も旅費と旅費交通費の違いの一つといえます。

出張に関する簿記上の処理は、会社によって違いの出てくるケースもあります。

会社の中には規定で一定の距離以上を出張と定義している場合もあるからです。

たとえ実質的には出張でもその規定されている距離を超えていないのであれば、宿泊を伴わない出張費精算として簿記会計上の処理をすることもあるでしょう。

このような違いについては、会社の規定を確認するのがおすすめです。

交通費について、どのように簿記で処理をすべきか注意が必要な場合もあります。

交通費の中でも科目上はいくつか種類があるからです。

同じ交通費の中でも支出内容によって、科目に違いの見られることもあります。

例えば社員旅行を開催した場合です。

社員旅行の交通費や経費は、経費計上は簿記上可能です。

ただしこの場合、旅費や旅費交通費と違い、福利厚生費で簿記上処理できます。

また社員旅行の中で社員研修も伴った内容のものもあるでしょう。

この場合も旅費や旅費交通費と違い、簿記上で研修費として計上するのが一般的です。

もし簿記で記録するにあたって、どの科目が適切か判断に困った場合には、経理の担当者もしくは上長などに確認をとるのが確実です。

旅費交通費を計上するにあたって、近年ICカードを利用する人もいます。

最近ではICカードを使って新幹線移動できる場合もあって、出張の時に利用している社員もいるかもしれません。

この場合、旅費交通費として計上してもいいと思うかもしれませんが、違います。

なぜかというと、電子マネーは先払いの方式をとっているからです。

ICカードにチャージされていて、まだ交通費として使っていなければ、それは経費として計上できません。

この場合、簿記会計的にはどう処理すればいいのか、主に2つの方法がとられます。

まずは仮払いとして処理する方法です。

チャージしていずれ交通費として消費するという解釈です。

そこで、一時的な払い出しをしたという形で仮払いとして処理します。

もう一つの方法は立替経費です。

前もってチャージした分についてはいったん社員の方で立て替えてもらう形です。

その上で後日精算を行うという処理方法です。