インクカートリッジの交換費用の勘定科目は何？

事務仕事をするに当たっては、プリンターなどで文書を印刷するのは必須と言っても良いほど、頻度の高い作業です。

当然、それに伴ってプリンターに関係する費用が発生します。

その中には、インクカートリッジの交換費用があります。

定期的に発生する支出ですし、それなりの額がかかることもありますので、社内で明確な経理ルールを設けると同時に、記帳の際の勘定科目をはっきりとさせておいた方が安心です。

インクジェットプリンターのカートリッジは、家電量販店やネットショッピングで購入して自分たちでも交換できます。

そのため、かかる費用としてはカートリッジ購入費ということになります。

この交換にかかる支出の勘定科目は、主に「消耗品費」か「事務用品費」に仕訳をして算入することになります。

明確な税制上のルールがあるわけではないので、どちらの勘定科目でも特に問題はありません。

社内でどのように消耗品費と事務用品費を分けるか、という会計上のルールを確認して、それに応じて記帳をすると良いでしょう。

一般的には、ペンなどの筆記用具やデスク作業で使う小物を購入する時には「事務用品費」としているところが多いです。

一方で、それ以外の物品については「消耗品費」と大きく分けています。

こうした分け方を明確にしているのであれば、インクカートリッジ交換費用は「事務用品費」に入れるのが、より説明しやすいと言えます。

ただし、会社によってはデスク周りの雑貨やOA機器周りのアイテムについては「消耗品費」扱いとしているケースもあります。

より近いアイテムに合わせて、カートリッジ交換費も同じ勘定科目に入れると良いでしょう。

文書などを印刷するのにインクジェットプリンターを使用するオフィスは少なくなっています。

印刷の質やスピード、コストなどを考えると、複合機を使うオフィスが多いです。

しかも、リースでこうした機器を導入しているケースがほとんどですし、維持費やメンテナンス代を自前で出すこともあれば、保守契約も含めたパッケージで契約していることもあります。

もし、複合機のトナーを交換する費用を出しているのであれば、それは「消耗品費」の勘定科目に入れて経費計上するのが適切です。

オフィスではカートリッジ式ではなく、トナーを使った印刷やコピーが多くなっていますが、基本的には同じ処理の仕方をして問題ありません。