PCソフトにかかる保守料はどの勘定科目？

企業にしても個人事業者にしても、何らかのPCソフトを使って業務を行うのは普通になっています。

本来業務そのものでは使用しないとしても、労務や会計などでパソコンを使った処理をすることは多いので、当然そのための購入費用や保守料がかかってきます。

特に、多くのメーカーではクラウドタイプのシステムを開発していますので、定期的に費用が発生することも多くなっています。

同じネット上のサービスでも、提供の方法や内容、用途によって勘定科目が変わることもあるので、関係する知識を取り入れておくことは役に立ちます。

業務そのもののシステムであれ、会計用のものであれ、PCソフトには異なるいくつかのコストがかかります。

導入時にはソフト購入費そのものに加えて、何らかのプランに加入する場合には利用料金や事務手数料などがかかります。

さらに、月々もしくは数か月ごとに保守料と呼ばれるものが請求されることがあります。

この中には、システムを正常に運用するための対応料金やサポート料金が含まれています。

故障対応やデータバックアップ、OSのアップデート、定期的なチェックやメンテナンスなどです。

システムそのものを購入するためのものではありませんが、定期的にかかる費用となりますので、明確に経費計上の処理をしておく必要があります。

多くのPCソフトメーカーでは、毎月のプランの中に保守料を含めて請求を行っています。

そのため、「支払い手数料」という勘定科目で経費処理をするのが適切でしょう。

ただし、一口に「支払い手数料」の勘定科目としてしまうと、他の支出の手数料と混ざってしまうことになります。

システムにかかる費用が少額であれば問題ありませんが、本来業務でPCソフトを使っているなど、大規模な使用をしている場合は、保守料も高額になることがあります。

その際には、支出の分析をしやすくするという目的からも、他の支出による手数料とは分けた方がわかりやすくなります。

そのため、「クラウドサービス利用料」など、独立した勘定科目を立てる方が便利です。

定期的にかかる保守料であれば上記のような仕訳で問題ありませんが、大規模アップデートや大きな修正が必要になった場合、高額の費用が単発で生じることがあります。

その場合、「維持管理費」や「保守修繕費」などの勘定科目で計上すると、明確で確認がしやすいです。