運転代行の勘定科目の仕訳の仕方は？シーン別に解説

取引先との接待で店舗でのアルコールを含む飲食をした後、運転代行サービスを利用することがあります。

その場合、どのような形で勘定科目の仕訳をしたらいいのか迷ってしまうこともあります。

いろいろな解釈ができますので、明確な仕訳の仕方が思いつかないこともあります。

運転代行は、誰が対象となるのか、どんな目的でそのサービスが必要となったかで勘定科目の仕訳も変わってきますので、ポイントを押さえることが大事です。

まず、最も多いケースとして考えられるのが、取引先を飲食店で接待した場合です。

相手が自動車を運転して店舗まで来て、アルコールを飲んだため運転代行サービスを利用しないといけないことになるというパターンです。

この場合は、交際費として勘定科目に仕訳することができます。

一見すると移動交通費という勘定科目が浮かびますが、あくまでも取引先への接待という行為の中で出てきたコストですので、交際費で構いません。

経理上の管理もしやすくなりますので、この仕訳の方がシンプルで分かりやすいです。

ただし、飲食店での代金とは別に記載するようにします。

同じ接待の一連の流れではありますが、異なる支払先であり性格の異なるものですので、別々に算入して、備考として接待先などを記載しておけば問題ありません。

同じく飲食店でアルコールを飲んだため運転代行サービスを利用した場合でも、自社の社員が使った場合は異なります。

上記はあくまでも、取引先の相手ですので交際費として計上できます。

しかし、自社の社員であれば同じ勘定科目に入れるわけにはいきません。

この場合は、タクシーや電車代と同じように、旅費交通費の勘定科目に仕訳するという形を採ることができます。

これは業務上必要な社員の移動手段と考えるという理由によります。

ただし、会社ごとに規定がありますので、その部分は臨機応変に考える必要があります。

そもそも、社員のアルコールを提供する飲食店への営業車での立ち寄りを禁じているところもあります。

書類上どうしても他の仕訳をしないといけないというケースも出てくることが考えられます。

今までは、あくまでも飲食店にお客として行く場合のケースです。

しかし、逆の状況もありえます。

つまり、アルコールを提供する飲食店が自らお客のために運転代行サービスを呼ぶというケースです。

特に常連さんなどの場合には、顧客サービスの一環として運転代行を呼んであげることもあります。

また、郊外に店舗を構える飲食店などは、気軽に来店してもらえるように、運転代行を無料で提供するというサービスをしていることもあります。

この場合は、今までの勘定科目とは違う形になります。

明確なルールはありませんが、販売促進費という勘定科目で仕訳をするのも一つの考え方です。

メインのサービスは飲食提供で、そのための販促として運転代行を提供するという考えによります。

また、結果的に誰が支払うかということによって、会計処理の仕方が異なります。

運転代行サービスの料金は完全に飲食店側で負担するのであれば、そのまま販売促進費で仕訳できます。

一方で、とりあえずその場で飲食店が立て替えておき、その後お客から支払いを受けるのであれば、立替金として勘定科目処理します。

そして、代金をもらった時に、収入の部分で立替金という形で処理します。

結局プラスマイナスでゼロということになりますが、一応お金の出し入れがありますので、この方が安心です。

特に立替分の返金が後日になる場合は、処理を合わせないといけませんので、やはり立替金の出し入れをした方が無難です。