社宅の電気代はどの勘定科目に分類するのか？ケースごとの注意点

会社が管理する社宅にかかる費用というのは、細かく見ると税務処理が難しいものがたくさんあります。

その一つが、電気代です。

共有部分にかかる電気代であれば、シンプルに考えることができますが、社員用の部屋にかかる電気代は状況によって異なります。

会社がすべて負担することもありますし、社員に後から支払ってもらい、とりあえず会社が立て替えるという方法を採っていることもあるからです。

勘定科目の分類を理解する上で、社宅にかかる電気代をどのように考えればいいのか、そのポイントを押さえることが大事です。

社宅の電気代をどの勘定科目に入れるかという点については、実際にどのような形で支払いがなされているかを確認する必要があります。

それによって、税務処理が大きく変わってくるからです。

チェックしたい内容としては、従業員が実質的に電気代を負担しているのかという点です。

ほとんどのケースでは、まず社宅の電気代はまとめて会社が支払い、立て替えます。

その後、従業員の給料から天引きという形で支払いをしてもらいます。

こうなると、会社で支払いをしていますが、あくまでも立て替えという形でお金が動いています。

また、どのくらいの割合で社員が電気代を支払っているかという点も確認しないといけません。

それぞれの部屋に電気メーターがあり、実質的に使った電気代をすべて社員が支払っているのであれば、会社の支払いと社員から受け取った分に差は出てきません。

しかし、従業員から電気代などの諸経費を天引きするものの、実質全額ではなく一定金額のみを支払ってもらうことも多くあります。

家賃分とは別に、毎月水道光熱費として2，000円だけ天引きするなどの方法で、実際に会社が支払っている電気代よりも少ない金額を受け取っていることがほとんどです。

こうなると、会社にとっては収支がマイナスとなり、マイナス分を社員のために支払っていることになります。

これらの違いによって、勘定科目の仕分けも変わってきますので、事前に確認することが大事です。

最もシンプルな事例としては、会社が社宅の電気代をいったん支払うものの、その後従業員から全額徴収するというものがあります。

電気代はそもそも使用者が払うべきものですので、こうしたやり方を採る会社も多くあります。

このケースでは、流動資産としての立替金、もしくは流動負債の預かり金等の勘定科目として処理することができます。

こうすれば、シンプルに電気代を勘定科目の中にまとめることができます。

一方で、社員が電気代の一部しか払わない場合は、多少処理が複雑になることがあります。

というのも、差額分は従業員の利益となりますので、給与もしくは賞与のような形で処理するよう求められることがあるからです。

また、全額会社が負担する場合も、やはり社員にとって結果的に収益となります。

そのため、福利厚生費として勘定科目に入れてしまうのも一つの手です。

こうすることで、会社が支払っている社宅費用は社員のためのものであるということを明確にできますし、勘定科目も一つにまとめられるからです。

もちろん、詳細内訳として、社宅の電気代という記載をして、勘定科目の中でもはっきりと他の費用と分けておく必要があります。

会社と従業員の収支の差額が出るかということに加えて、会社の社宅分電気代の支払いと、従業員から天引きするタイミングを見ることも大事です。

たとえば、先に会社が電気代を支払い、後に従業員から天引きするのであれば、立替金として勘定科目処理をすることになります。

逆の場合は、お金の流れが反対となりますので、預かり金で勘定科目の仕訳をする必要が出てきます。