氷の購入費用は、勘定科目のどこに分類する？

オフィスに冷凍庫があれば、水を凍らせて社内で氷を作ることが可能です。

従業員が休憩時間に氷を使うぐらいなら、この程度で十分な量を確保できるでしょうし、勘定科目を気にする必要もないでしょう。

しかし業界や法人の業種によっては、氷を購入しなければいけないケースもあります。

その際には、購入費用を勘定科目のどこに分類するのが妥当なのでしょうか。

業務に氷が必要だといっても、具体的にどんな用途や目的で使うのかは、その企業によって異なります。

例えば、生鮮食品を配送するという場合に氷を使うのなら、用途は荷造や配送に関連する費用ということになるため、購入費用は荷造運賃という勘定科目に仕訳をするのが妥当ということになります。

一方、冷凍食品やアイスクリームを販売するための冷凍庫に氷が必要という場合には、定期的に氷を仕入れていることが多いものです。

この場合は定期的に仕入れることになるので、購入費用は勘定科目の仕入原価に分類するのが適切といえます。

氷のニーズは他にもあります。

例えば、猛暑の中で従業員の熱中症対策として使うといったケースです。

この場合、夏という季節の間には定期的に購入費用が発生するかもしれませんが、熱中症の心配がない気温になれば、ニーズはピタリとなくなります。

もしも熱中症対策としての購入費用なら、勘定科目は福利厚生に仕訳をするのが良いでしょう。

氷のニーズが定期的に発生しない法人でも、夏の来客に際して飲料に氷を入れるために購入するといったことはあります。

こういった時には、お茶代というカテゴリーに分類される出費となりますが、お茶代といっても、誰に提供するお茶なのかによって、勘定科目の仕訳が異なることはご存知でしょうか？

例えば、休憩室や給湯室に氷を準備しておいて、従業員が休憩時間に自由に使えるという使い方をするのなら、それは従業員の福利厚生という目的での購入費用となるので、勘定科目は福利厚生費ということになります。

一方、来客用に準備をしておくなら、接待費や交際費といった勘定科目に仕訳をするのが適当でしょう。

それでは、従業員用としても使っていて、来客時には来客にも提供しているという時には、どのような勘定科目の仕訳にするのが良いのでしょうか。

たとえ、どちらにも利用している場合でも、氷の購入費用を従業員用と来客用とで勘定科目を分ける必要はありません。

この場合は、どちらかより多く使う方の勘定科目を適用させるのが適切といえます。

氷の購入費用は、どのぐらいの量を購入するかによって異なりますが、金額的にはそれほどまとまった金額にならないことが多いものです。

購入費用がそれほど高くなく、購入頻度もそれほど高くない場合には、雑費として処理しても良いでしょう。

雑費として処理したからと言って、後からトラブルになることは少ないですし、雑費として仕訳をする事が間違っているということもありません。

その点は安心してください。

ただし、他にもいろいろな雑費の支出がある場合には、最終的に雑費に仕訳けされた金額が大きく膨らんでしまうリスクがあるという点は理解しておきましょう。

雑費が大きくなってしまうと、税務調査の際に詳しくチェックされることになり、どんな用途で使ったのかという点を説明しなければいけません。

調査に向けての準備作業などに手間や時間がかかりますから、時間と手間を省くという意味でも、できるだけ雑費への仕訳は避けるのが賢明です。

利用する氷の量が少しなら、社内で作ったものを使うという方法を検討してみることもおすすめです。