講師に支払った宿泊費は勘定科目の何に分類するべき？

企業の中には、外部から講師を招いて講演やセミナー、研修などを行い、講師への謝礼や交通費、そして宿泊費などを支払うことがあります。

これらの出費のうち、宿泊費はどの勘定項目へ分類するのが適切なのでしょうか。

国税局のサイトを見ると、講師に支払う宿泊費や交通費に関しては、勘定科目では「すべて講師への報酬」に含まれるという記載があります。

しかしこれは、企業が講師に対して交通費や宿泊費を支払い、講師がそこから自分の宿泊費を捻出したという場合が該当します。

もしも企業の側で宿泊施設や公共の交通機関を手配をし、企業が宿泊費を支払った先がホテルや旅館、旅行会社などで講師に対してではない場合には、勘定科目においてはこの限りとはなりません。

実際には報酬としてすべてまとめて計上するのが妥当なのか、それとも別の勘定科目で処理するのが適切なのか、頭を抱えてしまう経理担当者は少なくありません。

もちろん、企業によって取り扱いは異なりますが、一般的には、外部から講師を招待して報酬や交通費、そして宿泊費などを支払う場合には、講師からの一括請求となることが多いものです。

そのため、企業にとっては、宿泊に関する費用という部分的な項目で頭を悩ませる必要がなく、すべて報酬という勘定科目で仕訳するケースが多いのです。

外部の講師が宿泊費や交通費の請求を企業に対して行う場合、取扱い方法は企業ごとに異なります。

例えば宿泊にかかる費用なら、一律で1万円を渡すという契約をしている所もあれば、実費を領収書と引き換えに現金で支払うという契約になっている所もあります。

もしも一律で渡すという契約なら、講師から領収書を受け取る必要はないため、すべて報酬という一つのくくりの中で処理するのが適当です。

しかし、宿泊にかかった実費を領収書と引き換えに支払うという契約の場合には、講師の側から領収書が提出されて、その同額を支払うという対応が必要となります。

この場合には、もちろんその金額を報酬として勘定科目に計上しても良いのですが、宿泊にかかった費用と言うことで、企業側が宿泊費という勘定科目で計上しても、問題はありません。

交通費に関しても同じで、領収書やレシートなどと引き換えに支払いを行う場合には、交通費という勘定科目で仕訳をしても良いでしょう。

そして、その際には、消費税を別の勘定科目として計上することが可能です。

企業にとっては、かかる費用を全て報酬というくくりで勘定科目に仕訳しても問題ありませんし、料金の支払いのプロセスの中で、宿泊や移動にかかる費用を別枠で仕訳したほうが業務がスムーズにできるという場合には、それでも問題はありません。

大切なことは、一貫性を持たせることなので、もしも外部からの講師の宿泊にかかる費用を常に宿泊費として計上しているのなら、勘定科目はあれこれと変動させずに一貫性を持たせることが必要です。

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