社員旅行のキャンセル料の状況別勘定科目分類方法

福利厚生の一部として社員旅行を計画することは、企業の通常の行為の一つです。

しかし、いろいろな事情で行けなくなってしまって、キャンセル料を支払う必要が出てくることもあります。

元々社員旅行の勘定科目の処理というのは、判断に悩むところですので、これにキャンセル料という要素が加わるとさらに複雑になります。

仕訳の仕方についての基本を確認して、無理のない処理をしましょう。

また、社員旅行費を上手に処理して、損金扱いにできるようにする方法を理解しておく必要があります。

社員旅行は基本的に福利厚生の制度の中で行われるものです。

そして、それに関してかかるキャンセル料であれば、やはり社員旅行費用の一部としてみなされますので、勘定科目は福利厚生費として扱うことができます。

これは、すべての社員の旅行がキャンセルされたわけではなく、一部の社員の分だけキャンセル料を支払うというケースで特に当てはまります。

金額としてはそれほどではありませんし、支払いは他の旅行費用とまとめて行うことが多いからです。

上記のように、金額がかなり小さく全体の旅行費用と一緒に支払いを行う場合は、それほど細かく分けなくても問題はありません。

しかし、天災などによって社員旅行そのものができなくなって、その分のキャンセル料を支払うケースでは、どうしても金額が大きくなります。

また、通常の旅行費用の支払いもなくなります。

さらに、社員が実際に旅行に行くこともなくなっていますので、福利厚生費という勘定科目で取り分けるのは難しくなります。

こうした場合は支払手数料という勘定科目で仕訳を行い、明細をはっきりとさせておくのが適切と言えます。

この方法は、通常の旅費交通費の勘定科目で生じたキャンセル料の支払いでも適用できます。

ここでの注意点は、キャンセル料の中にも課税対象となる部分と、不課税のものがあるという点です。

特に航空券を含むキャンセルでは、不課税分となるキャンセルが発生します。

というのも、航空券などの場合では、キャンセルをした時、払い戻し期間に関わらず一定額のキャンセル料がかかることになります。

この費用については一般のキャンセルとは異なり、解約手数料と同等と考えられるため、不課税取引に分類されるのです。

このように、同じ社員旅行のキャンセル料の中でも、不課税分と課税分に分かれます。

そこで、勘定科目に算入して処理する際にも、二つを分けて記載します。

支払手数料（不課税分）と支払手数料（課税分）という勘定科目で金額を記載するのが適切です。

ただし、旅行会社によっては、それらの違いを分類して請求してくれないところもあります。

その場合には、詳細を聞いて請求書の内訳を記載してもらうようにしましょう。

このように、社員旅行の勘定科目の仕訳は、いろいろな要素が絡んできます。

キャンセル料の支払い以外にも、いろいろと注意する点がありますので、計画する段階で会計処理の方法についても確認しておいた方が良いでしょう。

たとえば、社員旅行にどのくらいの社員が参加するかという点も大事です。

というのも、福利厚生は社員に公平に与えられるものという考えがありますので、ごく一部の社員だけに社員旅行をさせる場合は、福利厚生の勘定科目に入れることが難しくなります。

企業としての規模など、いくつかの要素が関係していますが、小規模の企業であれば少なくても社員総数の半分は参加する形にしないと福利厚生費への勘定科目算入は厳しいです。

こうなると勘定科目は社員への給与扱いとなり、課税されることになってしまいます。

これを避けるためにも、旅行人数には注意しましょう。