イベントで提供した弁当代の勘定科目はどう処理する？

イベントを開催するに当たっては、たくさんの経費がかかります。

その中には、勘定科目が分かりやすいものもあれば、どこに入れたらいいか悩んでしまうものもあります。

たとえば、弁当代もその一つです。

イベントスタッフ向けの弁当もありますし、出演者向けのものもあります。

そのため、提供する相手に応じて勘定科目を変えた方が良いのか、同じで構わないのかなど、細かく考えれば疑問点がたくさん出てきます。

そこで、どんな点に注意して会計処理をすればいいのか、状況ごとに分けて考えることが大事です。

イベントを主催している企業の従業員や、単発で雇っているイベントスタッフ向けの弁当代であれば、社内の経費として扱うことができます。

そのため、福利厚生費の勘定科目に入れるという形で問題ありません。

社員やイベントスタッフへの福利につながるものですので、いわば社員食堂に使うためのコストと同等と考えても構わないということです。

ただし、従業員と出演者が一緒になって同じ弁当を食べることもあります。

その場合は、弁当の購入先も一緒ですし、弁当代支払いもまとめて行われることが多いです。

そのため、従業員と出演者と分けて考えるのが難しくなってしまいます。

人数もしくは経費の総額がそれほど大きくならないのであればいいのですが、人数と金額がかなり大きくなる場合は、弁当代請求書等を分けた方が良いこともあります。

イベントに出演した人、つまり社外の人に対して飲食を提供する場合は、福利厚生費で落とすのは不自然です。

というのも、福利厚生費という勘定科目はあくまでも、社内の人もしくは雇用している人向けの経費ですので、社外のイベント出演者を対象とした場合は、指摘されてしまうこともあるからです。

こうしたケースにおいては、弁当代を接待交際費の勘定科目で落とすのが適切だと言えます。

基本的には、接待でどこかの飲食店で食事を提供するのと変わりませんので、同じ勘定科目の扱いで行うのが最もふさわしく、指摘されにくい内容となります。

また、企業で会議イベントを主催して、そこに他社の担当者が来た場合です。

社外の人たちと、社内の人たちが加わっているという状況が生じています。

こうした場合は、弁当代請求書も弁当代支払いも一つになっているのが通常です。

そのため、社内外の人を別々にするのは難しいものがあります。

そこで、会議費という勘定科目を作り、そこに弁当代を算入するのが適切でしょう。

こうすることで、社内外の人が混じった状態でも問題ないということになります。

もし、社外の人が多いようであれば、会議費となると難しいケースもあります。

会議費という勘定科目は、どちらかというと社内での会議を想定しているものですので、数人程度社外の人が来ているだけならそれほど問題ではありませんが、相当数来た場合は会議費という勘定科目では指摘を受ける可能性が高くなります。

そこで、この場合は接待交際費にしてしまった方が安心です。

ただし、備考欄に人数構成などを記載して、分かりやすい形でメモを残しておくことを忘れないようにしましょう。

イベントでの弁当代と一口に言っても、様々な飲食が提供されることがあります。

そのため、弁当代を会議費の勘定科目で落とすのが通例化している場合、その内容によっては指摘を受けやすくなります。

特にアルコール類が含まれる場合には注意が必要です。

もちろん、実際のイベント会議ではアルコールが出ることもあります。

しかし、問題はその量です。

少量であれば会議費として計上しても、特に取り上げられることはありません。

しかし、量が多いと判断されると、会議費では経費として認められず、福利厚生費などの勘定科目にする必要が出てきます。