「配管を洗浄した」時の費用はどう表記する？勘定科目の疑問点

勘定科目とは、主に管理会計で使用される、「科目が固定されていないお金の取引をまとめる見出し」です。

財務会計では科目は固定されていますが、社内報告などの管理会計では、行われた取引内容によって科目は自由に設定できます。

勘定科目自体も幾つかの分類に分けられますが、特に損益計算書に記載される勘定科目は「収益」と「費用」に分けられます。

このうち「費用」では、仕入れや給料だけでなく、水道光熱費や修繕費、施設管理費用などが含まれます。

例えば施設管理において配管洗浄を行った場合、この経費の勘定科目は具体的にはどのように分類されるのでしょうか。

事業所や事務所で配管洗浄を行った際、その費用は経費として割り当てられます。

主なパターンとして考えられるのは、「従業員が市販の用具を使って洗浄した」「専門サービスによって洗浄した」の2通りです。

勘定科目として記載する際には、どういった金額が動いたか、どういった契約で行ったかが焦点になります。

まず市販の用具を使った配管洗浄の場合、合計額が10万円未満の場合は勘定科目を設ける程の費用が発生していません。

「雑費」として処理して問題ありません。

10万円以上の購入を白色申告者が行った場合は減価償却が必要です。

また、青色申告者であれば30万円未満の備品は「消耗品費」に計上できます。

一定額の予算が毎月発生する、定期的な配管洗浄が必要な業種の場合、例として「衛生管理費」という勘定科目を設けるのを推奨します。

「雑費」だけでは会計上、不透明に高額な費用となってしまうのを防ぐ目的があります。

洗浄サービスの利用費用のみならず、補充が必要な衛生用品費用などもここで一括して経費計上できます。

例えば先月は「衛生管理費」としていたのに、翌月では「清掃費」や「雑費」と表記してしまうなど、ほぼ同様の出費に対して月ごとに名称を変えてしまうと、税務署によって指摘が入ることがあります。

どういった分類の出費までは「衛生管理費」の範疇となるのか、まずは一貫したルールを作り、それに基づいた帳簿付けを行っていくのが理想的です。

もちろん、「衛生管理費」という表記も一例に過ぎません。

既に別途、清掃や衛生に関する科目があるのならばそこに含めてしまう、新たに定期的な配管洗浄が発生したならば科目として独立される等、実態に即した記入を行っていきましょう。